Comment écrire l’e-mail parfait ?

Choisir les bons mots, s'adapter au niveau de son interlocuteur, trouver la bonne formule de politesse... Ce n'est pas si facile d'écrire un mail correct. Qu'en est-il du taux de réponse à nos mails ? Le service Boomerang, spécialisé dans l'aide à la productivité des entreprises, explique comment écrire l'e-mail parfait pour être (presque) sûr de recevoir un retour.

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Comment écrire l'e-mail parfait ? ©ShutterStock

Ne pas savoir quels mots ou formules privilégier dans son mail pour lui donner le plus d’impact possible : voici un problème commun à beaucoup de personnes. L’une des solutions les plus simples serait de se tourner vers les modèles prédéfinis disponibles sur Internet. Mais selon le service Boomerang, beaucoup de contradictions peuvent apparaître selon les modèles, et ces derniers ne garantissent pas forcément un taux élevé de réponses à nos messages.

Et c’est précisément ce que ce service, spécialisé dans l’aide à la productivité des entreprises (et dont l’une des tâches principales est de les aider à bien gérer leur boîte mail), souhaite aborder. En se basant sur une étude qu’ils ont réalisée sur plus de 5 millions de messages envoyés, Boomerang s’est rendu compte qu’il y avait plusieurs règles à respecter pour écrire des mails pertinents. Car rien n’est plus désagréable, pour celui qui envoie un mail, de ne pas recevoir de réponse de son interlocuteur.

Boomerang propose donc six conseils pour vous aider à décupler vos talents d’écriture d’e-mails.

Être plus percutant en privilégiant les mots simples

Rien ne sert de faire étalage de vos talents d’écriture dans un mail. Boomerang conseille de privilégier des mots simples, et d’employer peu de mots pour être plus percutant. Le langage universitaire compliqué est donc à bannir (sauf en cas de discussion avec un universitaire, bien sûr). La société explique même que pour augmenter ses chances d’avoir une réponse, il faudrait employer le langage d’un enfant de CE2. Mais attention : l’étude a été réalisée sur la base de la langue anglaise, plus simple d’apprentissage que la langue française. Même si la comparaison est donc à nuancer, vous pouvez tout de même adopter le « less is more ».

Ne pas zapper l’émotion

L’emploi des mots positifs ou négatifs a toute son importance. Selon Boomerang, les mails « légèrement ou modérément positifs » ou « légèrement ou modérément négatifs » auraient 10 à 15 % de réponses en plus que les mails complètement neutres. Flatter son interlocuteur, c’est bien, mais il faudra tout de même rester modéré dans ses propos, sans pour autant être totalement neutre. Si le ton employé est trop positif et flatteur, le taux de réponse aux mails a tendance à diminuer. De même, si le langage est trop négatif (et si vous cherchez à assommer verbalement votre interlocuteur), le taux de réponse sera aussi bas. Le secret est donc de doser son émotion et sa subjectivité. Même s’il existe des analyseurs de sentiment pour évaluer le ton d’un texte, votre propre jugement reste la meilleure solution.

Écrire des mails courts (mais pas trop)

La longueur idéale d’un mail susceptible de recevoir une réponse se situe entre 50 et 125 mots, soit respectivement deux paragraphes courts ou deux paragraphes normaux et un plus petit. Boomerang rapporte qu’un mail dont le nombre de mots se situe dans cette fourchette a 51 % de réponses en plus, face à 48 % si le mail dépasse les 200 mots. Il ne faut pas non plus faire un mail trop court. Encore une fois, la modération est la clé.

Peaufiner l’objet du mail

Il n’est pas à oublier. L’objet du mail importe aussi, et il est à choisir avec précision. Seuls trois ou quatre mots suffisent pour faire bonne impression à son interlocuteur et lui donner envie d’ouvrir le mail, et, espérons-le, d’y répondre.

Ne pas poser trop de questions

Pour ne pas alourdir votre mail, et ne pas presser votre interlocuteur, il ne faut pas poser plus de 3 questions pour réussir à susciter son envie de répondre.

Être subjectif

N’hésitez pas à vous impliquer personnellement dans votre mail, et même à prendre parti. À force de rester trop dans les faits et de parier sur l’objectivité pour paraître plus sérieux, vous risquez de ne pas réussir à établir le contact avec votre interlocuteur. Peu importe la nature positive ou négative de votre message, soyez subjectif. Après tout, c’est vous qui écrivez votre propre mail, et pas un robot.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour motiver votre interlocuteur à vous répondre dans les plus brefs délais.

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Noémie Koskas